Informativa trattamento dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 del parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016
La presente normativa viene fornita ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento (UE) n.2016/679 (di seguito anche Regolamento o GDPR). Il trattamento dei dati personali da parte della nostra organizzazione è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dei soggetti cui i dati si riferiscono. In tale ambito, Le forniamo l’informativa prevista dalla vigente normativa e Le chiediamo il consenso per il trattamento di taluni dati personali.
1. Dati oggetto del trattamento e loro origine
Al fine di fornirLe i servizi e/o i prodotti richiesti o in suo favore previsti, la nostra Società deve disporre di dati personali, anche di natura sensibile[1] che riguardano Lei, i suoi famigliari, i suoi parenti o i beneficiari che Lei abbia nominato. Alcuni dati sono ancora da acquisire, altri dei quali ci devono essere forniti da Lei o da terzi per obbligo di legge (per esempio ai sensi della normativa antiriciclaggio), e/o sono stati già acquisiti, forniti da Lei o da altri soggetti[2]. Tali dati sono trattati unicamente nel quadro delle finalità sotto descritte e per il tempo strettamente necessario a soddisfarle.
2. Finalità del trattamento
Il trattamento dei Vostri dati personali viene effettuato unicamente per la realizzazione di servizi di intermediazione assicurativa per Vostro conto, in particolare “l’intermediazione assicurativa” richiede necessariamente che i dati siano trattati per le seguenti finalità ed in ragione delle seguenti basi giuridiche:
- F1 Adempimenti legali: per rispettare leggi, regolamenti o norme comunitarie, a cui l’Associazione Area Medici è tenuta a conformarsi.
- F2 Adempimenti contrattuali: necessari per la gestione, esecuzione e conclusione dei rapporti contrattualmente definiti in essere o da definire, quali: studio dei Vostri rischi assicurativi, predisposizione e stipulazione di polizze assicurative; raccolta di premi; gestione dei sinistri assicurativi o pagamento di altre prestazioni; costituzioni, esercizio o difesa dei Vostri diritti in qualità di assicurato.
- F3 Interessi legittimi del Titolare del trattamento: per l’organizzazione, la misura della soddisfazione del Cliente, la gestione aziendale ed il controllo interno. Esse includono predisposizione di statistiche anonime e analisi di dati.
- F4 Commerciali: per informazioni e promozione dei servizi offerti esistenti e di nuovi servizi analoghi a quelli già proposti, ricerche di mercato e indagini sulla qualità del servizio prestato strumentali al miglioramento della qualità dei servizi offerti dalla nostra Società. Finalità realizzate anche attraverso mezzi telematici (per esempio tramite e-mail, fax). Il conferimento dei Suoi dati e del Suo consenso per le finalità ivi indicate sono facoltativi. Il loro mancato rilascio non incide sull’erogazione dei nostri servizi assicurativi.
Laddove il Titolare intendesse svolgere il trattamento per finalità differenti da quelle sopra indicate Lei riceverà una nuova informativa e, in ogni caso, il nuovo trattamento non potrà avvenire in assenza di un Suo nuovo consenso.
3. Modalità del trattamento
I dati sono trattati dalla Associazione Area Medici– Titolare del trattamento – solo con modalità, strumenti e procedure, informatiche, telematiche o cartacee, strettamente necessari per realizzare quelle finalità sopra descritte, alle quali Lei abbia acconsentito e nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza. Il trattamento dei dati personali, a vario titolo, è comunque realizzato secondo le indicazioni dell’art. 4, par. 1, n. 2 GDPR: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali raccolti saranno trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti; per tutta la durata del contratto laddove , tra il Titolare e l’Interessato via sia la conclusione di un atto negoziale; per la tenuta e l’archiviazione nei termini imposti dalla legge. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati (data breach). Nella nostra Società, i dati sono trattati dagli incaricati, specificamente nominati per iscritto, nell’ambito delle rispettive funzioni e in conformità alle istruzioni ricevute, sempre e solo per il conseguimento di quelle specifiche modalità indicate nella presente informativa, alle quali Lei abbia acconsentito.
4. Accesso ai dati personali
Per le finalità sopra descritte, i dati personali potranno essere accessibili:
- ai collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
- a European Brokers S.r.l. con sede legale in Roma via Ludovisi 16-00187 codice fiscale e partita iva 01805380563 (www.ebrokers.it – info@ebrokers.it) in qualità di Broker Wholesale e di intermediario assicurativo primario dell’Associazione Area Medici
- a società terze o altri soggetti (a titolo esemplificativo: studi professionali e consulenti) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
5. Comunicazione e/o diffusione a terzi dei dati personali
I suoi dati, oltre che ai soggetti indicati dal Regolamento, potranno essere comunicati ad eventuali soggetti terzi qualificati, che forniscano all’Associazione Area Medici prestazioni o servizi strumentali alle finalità indicate nel precedente punto 2. Tale conferimento sarà necessario per realizzare le attività svolte dall’’Associazione Area Medici
- A. Comunicazioni obbligatorie: comunicazioni che la società è tenuta a fare in conformità a leggi, regolamenti, disposizioni impartite da organi di vigilanza: antiriciclaggio, Casellario centrale infortuni, Motorizzazione Civile, ISVAP, INPS, UIC, ANIA, organi giudiziari, forze dell’ordine, etc. Tali soggetti, nello svolgimento delle attività di trattamento ad essi delegate, assumeranno la qualità di DESTINATARI.
- B. Comunicazioni strettamente connesse al rapporto intercorrente: rientrano in questa tipologia le comunicazioni necessarie per la conclusione di nuovi rapporti contrattuali e/o per la gestione ed esecuzione dei rapporti giuridici in essere, sempre nei limiti necessari per l’esecuzione della prestazione richiesta, per esempio: banche, società di gestione del risparmio, SIM, società di servizi preposte alla lavorazione delle diverse tipologie di dati, legali, commercialisti, consulenti del lavoro, periti, medici, cliniche convenzionate, autofficine, centri di demolizione di autoveicoli, società di servizi cui siano affidati la gestione, liquidazione e pagamento dei sinistri, società di servizi per il quietanzamento, società di servizi informatici o di archiviazione, di revisione, di investigazione, società di consulenza per tutela giudiziaria, di informazione commerciale per rischi finanziari, di servizi per il controllo delle frodi, di recupero crediti, di servizi postali, di revisione del bilancio, società di consulenza ed enti di certificazione per la qualità, l’ambiente, la sicurezza dei dati, altre società di consulenza aziendale. Tali soggetti, nello svolgimento delle proprie attività e competenze, assumeranno la qualità di TITOLARI DEL TRATTAMENTO. Rientrano altresì in questa categoria i soggetti appartenenti al settore assicurativo, quali assicuratori, coassicuratori, riassicuratori, agenti, sub agenti, mediatori di assicurazione, collaboratori indiretti ed altri canali di acquisizione. Alcuni dei soggetti del settore assicurativo risiedono all’estero, ma comunque all’interno dell’Unione Europea.
- C. Comunicazioni strumentali all’attività della nostra Società: comunicazioni finalizzate a migliorare la qualità del servizio prestato, attraverso indagini sulla soddisfazione del cliente, con necessità di comunicare i Suoi dati a Società a noi collegate e altri soggetti che possano offrire servizi di qualità alla nostra clientela. Tali soggetti, nello svolgimento delle attività ad essi delegate, assumeranno la qualità di RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO.
- D. Comunicazioni e diffusione a fini commerciali: comunicazione e diffusione dell’elenco Clienti (limitato al nominativo e ai dati di soddisfazione del Cliente), che l’abbiano esplicitamente autorizzata. Tale comunicazione e diffusione è effettuata nei confronti di diversi soggetti terzi determinati e indeterminati, anche attraverso mezzi telematici (per esempio tramite sito Internet, brochure commerciali, e-mail, fax) e sono finalizzate unicamente alla promozione commerciale dell’ Associazione Area Medici e all’acquisizione di nuova clientela.
L’elenco completo dei soggetti cui i dati personali sono comunicati, l’elenco degli Incaricati, degli amministratori di sistema e dei Responsabili del Trattamento dei dati è costantemente aggiornato e può essere conosciuto agevolmente e gratuitamente chiedendoli al Titolare, di seguito indicato nell’informativa.
L’Associazione Area Medici effettua la diffusione dei dati personali che Vi riguardano a soggetti terzi, a meno di Vostra esplicita autorizzazione scritta e in caso di autorizzazione solo relativamente alla diffusione dell’elenco Clienti, come sopra descritto.
6. Trasferimento dei dati personali
Le attività di trattamento dei dati personali sono svolte e gestite prevalentemente in house; ciò nonostante l’Associazione Area Medici si riserva la possibilità di trasferire i dati verso terzi operatori e/o fornitori ai fini del perseguimento delle finalità di cui sopra. L’eventuale trasferimento dei dati personali a un Paese terzo o ad un’Organizzazione internazionale avverrà alla sola condizione che abbiano ottenuto la decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea o in alternativa presentino garanzie adeguate. Nel caso in cui la comunicazione e/o il trasferimento dei dati personali sia preveduto verso un Paese terzo non ritenuto adeguato dalla Commissione o che non presenti garanzie adeguate, sarà necessaria un’ulteriore appendice informativa contenente tutti i requisiti di legge; in mancanza di detta informativa e del Suo successivo consenso non sarà disposta alcuna comunicazione/trasferimento dei Suoi dati.
7. Diritti dell’interessato
Nella qualità di interessato, Lei dispone dei diritti di cui all’art. 15 e ss. GDPR e precisamente:
i) ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
ii) ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e dei presidi di sicurezza approntati; d) degli estremi identificativi del titolare, del / dei responsabile/i e di eventuali rappresentanti designati ai sensi dell’art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR, nell’ambito dell’UE o extra-UE; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
iii) ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
iv) opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto, mediante modalità automatizzate, si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione. Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante. Per l’esercizio dei Suoi diritti, nonché per informazioni più dettagliate circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati sono comunicati o che ne vengono a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, Lei può inviare una raccomandata presso l’Associazione Area Medici Via Ludovisi, 16– 00187 Roma – tel. +39 06.98968360 – e-mail: privacy@ebrokers.it o chiedere informazioni presso le Sedi della Società il cui elenco è disponibile all’interno del sito areamedici.com
8. Titolare del Trattamento dati
Il TITOLARE DEL TRATTAMENTO è l’Associazione Area Medici, C. F. 97964350587con sede legale in Via Ludovisi 16- 00187 Roma (RM).
Per ogni altra informazione potrà rivolgersi ai contatti indicati al precedente articolo 7 punto iv)
NOTE:
[1] Tra cui i dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, lo stato di salute, la vita sessuale, le opinioni politiche, sindacali, filosofiche, religiose ovvero dati relativi a sentenze o indagini penali.
[2] Ad esempio: altri soggetti inerenti al rapporto che La riguarda (contraenti di assicurazioni in cui Lei risulti assicurato, beneficiario, coobligato etc.); altri operatori assicurativi (quali agenti, imprese di assicurazioni, collaboratori indiretti etc.); soggetti che, per soddisfare le Sue richieste, forniscono informazioni commerciali (quali una copertura assicurativa, la liquidazione di un sinistro etc.); organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo; altri soggetti pubblici.